Problemas, dificultades y beneficios en la implementación de Sistemas de Gestión

 

ASIGNATURA:

MGIR 516 SISTEMAS DE GESTIÓN

 

 

TEMA:

 

Problemas, dificultades y beneficios en la implementación de Sistemas de Gestión

 

 

 

 

 

 

Universidad Ducens

Maestría en Gestión Integral de Riesgos

Alumna: Edith Espinosa Álvarez

23 de octubre del 2023

 

TABLA DE CONTENIDO:

 

 

1.   Introducción

 

2.   Problemas, dificultades y beneficios en la implementación de Sistemas de Gestión.

 

3.   Conclusiones

 

4.   Comentario Personal

 

5.   Bibliografía

 

Problemas, dificultades y beneficios en la implementación de Sistemas de Gestión

 

 

1.   Introducción

 

Implementar Sistemas de Gestión, es una estrategia administrativa que puede presentar algunas dificultades en el proceso. Implica un cambio de cultura empresarial, que no siempre se está dispuesto a enfrentar.

 

Todo cambio, por muy pequeño que sea puede generar salir de un estado de confort, por lo que sin importar si beneficia, genera una resistencia al cambio.

 

2.   Problemas, dificultades y beneficios de la implementación de los Sistemas de Gestión

 

PROBLEMAS Y DIFICULTADES EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

 

·         Falta de conciencia sobre la importancia y necesidad del Sistema de Gestión por parte de la alta dirección. Comúnmente se establece como prioridad la producción, aunque eso genere otros problemas.

·         Insuficiente apoyo, compromiso y liderazgo para implementar el Sistema de Gestión.

·         Resistencia al cambio. Personal desinteresado con los requisitos y responsabilidades del Sistema de Gestión.

·         Ausencia de Coordinación, problemas de comunicación y falta de trabajo en equipo. Desinterés en la asignación de roles y responsabilidades.

·         Ausencia de estrategias para motivar al personal con el cumplimiento de los requisitos y el logro de los objetivos del Sistema de Gestión.

·         Incoherencia entre los procesos, políticas y estrategias organizaciones con los nuevos métodos del Sistema de Gestión. 

·         Dificultad en la gestión documental. Los procedimientos se presentan mal explicados y en formatos que dificultan el registro de la información requerida.

·         Carencia en la evaluación diagnóstica del contexto organizacional, impidiendo el reconocimiento de las partes interesadas, los procesos y la cultura de gestión.

·         Planificación estratégica del Sistema de Gestión mal estructurada, confusa e incompleta.

·         Ausencia de programas de formación al personal que fortalezcan sus competencias para afrontar los retos del sistema.

·         Poca disponibilidad de recursos para implementar exitosamente el Sistema de Gestión

·         Incoherencia entre los métodos aplicados internamente y las características del contexto organizacional.

·         Falta de estrategias de control, seguimiento y mejora continua.

·         Firma de contratos sin la previa evaluación de proveedores.

·         Desconocimiento de los beneficios del Sistema de Gestión a nivel local e internacional.

 

BENEFICIOS EN LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

 

·         Disminución de tempos de trabajo y costes de operación

·         Facilidad de control de procesos y disminución de rechazos en la producción

·         Entrega a tiempo de pedidos

·         Reducción de costes en auditoría y certificaciones.

·         Mejor uso de recursos humanos y materiales

·         Se establece un ambiente favorable de trabajo.

·         Disminución de accidentes y enfermedades de trabajo.

 

SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS

Un Sistema de Gestión de Riesgos es un sistema que le permita equilibrar los objetivos de crecimiento, la rentabilidad y los riesgos asociados a una organización.

 

PROBLEMAS Y DIFICULTADES DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS.

 

·         Ausencia de diagnóstico previo. Es importante que al inicio se identifiquen y analicen los riesgos, si esto no se hace, es probable que los cálculos que se hicieron estén errados y si es así por ende las proyecciones también lo estarán.

·         Resistencia al cambio: Muchas veces las organizaciones se enfrentan al gran reto de salir de su zona de confort, ya que al ser algo novedoso para ellos y no contar con la suficiente experiencia de hacer las cosas de una forma diferente, genera un ambiente de ansiedad y dificultad en los procesos.

·         Inmediatez: Muchas organizaciones creen que implementar la gestión de riesgos es algo fácil, por lo que esperan respuestas inmediatas, sin embargo, es importante dar a conocer que el proceso cuenta con plazos fijos y determinadas acciones que deben seguir al pie de la letra para lograr un plan exitoso.

·         Adecuada coordinación de equipos, si bien es cierto que este trabajo consta de plazos fijos, hay ocasiones en las que la falta de coordinación juega una mala pasada, provocando así retrasos, cantidad de reuniones sin conclusiones concretas, asignación de nuevos responsables y entorpecimiento de la implementación.

·         Falta de liderazgo: Todo trabajo de Gestión de riesgos requiere de un líder, pero si no se designa a uno que esté calificado para asumir ese reto, va a ser muy complicado que todos se pongan de acuerdo, además de ello, los miembros del equipo van a comenzar a depender del otro, generando desorientación para lograr los objetivos del trabajo, disputas y causará que se presenten demoras.

·         Incumplimiento en los plazos: Este se puede presentar cuando existe una mala planificación o no existe una comunicación directa entre los responsables los procesos de implementación, por lo que se ven pausados y no fluyen causando incumplimiento en lo pactado, obstaculización en la realización del proyecto y pérdida de tiempo para mitigar los problemas que se están evidenciando.

·         Omisión de recursos: En algunas organizaciones sucede que cuando la gestión de riesgos ya está en marcha, resulta que al final los recursos que fueron destinados no son los suficientes, lo cual hace que se pueda poner en riesgo la continuidad de lo implementado y que no se muestren avances.

 

BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN DE RIESGOS

 

• Mayor prestigio y oportunidades de mercado
• Identificar, controlar y proyectar los riesgos y amenazas a los que se expone su empresa.

• Fomentar la gestión proactiva.

• Mejorar la presentación de informes obligatorios y voluntarios.

• Consolidar un enfoque proactivo, flexible y dinámico para hacer frente a los incidentes y a los cambios organizacionales.

• Mejorar la confianza y honestidad de las partes involucradas.

• Desarrollar un plan estratégico que facilite y optimice la toma de decisiones.

• Asignar y usar eficazmente los recursos para el tratamiento del riesgo.

• Garantizar el cumplimiento de los objetivos y la operatividad de la organización aún frente a las incertidumbres.

• Mantener a salvo y en funcionamiento las operaciones críticas de su empresa durante los momentos de crisis.

• Reducir el tiempo de interrupción y recuperación de las operaciones y funciones de su organización en caso de un incidente

 

3.   Conclusiones

 

Los Sistemas de Gestión requieren cambios en todos los niveles de la organización, a lo que deben involucrarse todos los integrantes de la empresa. También es importante considerar que requiere de inversión económica y tiempo para poder ver reflejados los beneficios de la implementación de los sistemas de gestión.

 

4.   Comentario Personal

 

Haciendo alusión a la maquinaria de un reloj, en una organización cada elemento es una parte de esa maquinaria. Si alguna falla, el reloj no funciona. Así en la empresa, la actividad más simple, puede hacer que no funcione correctamente la organización. Es imperante que todas las personas estén involucradas en la empresa de manera responsable para la correcta implementación de un Sistema de Gestión. Es muy probable que al principio sea mayor el esfuerzo, sin embargo, con el transcurso de los días, facilitará el trabajo y disminuirá el esfuerzo.

 

5.   Bibliografía

 

 

1.    Diseño de un sistema de información para la gestión estratégica y evaluación del desempeño

2.    Norma ISO 31000 versión 2009: Gestión de Riesgos – Principios y Guías

3.    Retos y dificultades durante la gestión de riesgos. Escuela Internacional de Gestión Gerencial.